Vigilanza archivi statali


a cura della dott. Marcella Coscarella, Responsabile del Servizio


Ai sensi della normativa attualmente in vigore DPR 37/2001 (Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato),e decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42,( Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41) gli Archivi di Stato esercitano la funzione di vigilanza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici della Pubblica amministrazione.
Tale vigilanza è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio dell'amministrazione statale in sede periferica. Esse sono composte da membri nominati dall'ufficio interessato, da un rappresentate dell'Archivio di Stato competente e da uno del Ministero dell'Interno (Prefettura). La composizione della Commissione dovrebbe riflettere i diversi interessi e punti di vista nei riguardi dei documenti. In particolare il rappresentante dell'Archivio di Stato dovrebbe manifestare le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica.
La competenza territoriale si identifica con quella dell'ufficio sorvegliato che ordinariamente è quella provinciale. In provincia di Cosenza sono attualmente istituite una trentina  di Commissioni, all'interno delle quali, per delega del Direttore, è presente un funzionario dell'Archivio di Stato.
Le commissioni hanno l’obbligo di riunirsi almeno ogni centoventi giorni: può essere altresì convocata ogni qualvolta il presidente lo ritenga opportuno,o ne sia fatta richiesta dal rappresentante dell’ Amministrazione degli archivi di stato e del Ministero degli Interni.
 La Commissione ispeziona l'archivio di deposito, discute le questioni inerenti la buona conservazione e l'ordinamento delle carte, propone gli scarti (poi approvati dal Ministero per i beni e le attività culturali e del turismo) e i versamenti all'Archivio di Stato per gli affari esauriti da oltre 40 anni.
Lo scarto si basa su appositi massimari di scarto (elenco delle tipologie delle serie con la previsione dei tempi massimi di conservazione), quando questi siano stati predisposti dalle Amministrazioni competenti. Negli altri casi la Commissione ricorre alla prassi, alla consuetudine e al giudizio dei membri. Il ruolo delle Commissioni di sorveglianza quando sono correttamente funzionanti, ed in esse il ruolo dell'archivista, sono  di fondamentale importanza, e risiede soprattutto nell'esercitare il controllo sugli archivi, fotografando le potenzialità di incremento del futuro patrimonio documentario dell’Archivio di riferimento dove i documenti confluiranno per essere conservati definitivamente.

  Visualizza Elenco Commissioni di sorveglianza e scarto operanti presso l'Archivio di Stato di Cosenza

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